Hantering av pappersfullmakter

Manualen beskriver hur fullmaktsblanketter ska användas för att de ska kunna hanteras av Fullmaktskollen.

Tjänsten fullmaktskollen.se är en digital webbtjänst för att hantera fullmakter på pensions- och livförsäkringsområdet. Normalt sker registrering av fullmakter digitalt direkt på fullmaktskollen.se, eller via eget system och de skrivs under med BankID.

I de fall fullmaktsgivaren saknar BankID finns dock en möjlighet för fullmaktsgivaren att skriva under en pappersfullmakt som sedan omvandlas från ett pappersbaserat format till ett elektroniskt format i samband med att fullmakten registreras på Fullmaktskollen. Fullmaktskollen använder sig av BancTec som underleverantör för att tolka och verifiera mottagna fullmakter. Fullmaktskollen i Sverige AB tar ut en extra avgift för att hantera skannade fullmakter. Om systemet inte kan läsa fullmakten på grund av att den är felaktigt ifylld utgår också en extra avgift. Läs mer i gällande prislista.

Innan du kan börja skanna pappersfullmakter krävs att du registrerar några uppgifter i systemet.

Den e-postdomän som personen som skickar in fullmakten till oss måste i förväg vara registrerad på ert konto i Fullmaktskollen. Det innebär att om din e-postadress är kalle@bolaget.se så måste bolaget.se registreras som godkänd domän på Fullmaktskollen innan du skickar in fullmakten. Det kan du göra själv, om du har tillgång till ert konto på Fullmaktskollen, eller så ber du den som administrerar kontot att göra det. Ni kan registrera flera olika domäner om ni har olika e- postdomäner – som t.ex. kalle@annatbolag.se då måste annatbolag.se också registreras.

Fullmaktskollen har tagit fram fyra blanketter som ska användas vid skanning.

Det är viktigt att du använder Fullmaktskollens egna blanketter, annars kan inte fullmakten tolkas och registreras i tjänsten.

Det går inte att använda blanketter för organisationsfullmakter med begränsningar, det vill säga fullmakter som inkluderar eller exkluderar vissa anställda. De måste alltid registreras och skrivas under digitalt.

När du fyller i en pappersfullmakt och skannar in den är det viktigt att du ser till att båda sidorna kommer med och att sidorna tillhör samma blankett. Det går inte att använda sidan 1 från en typ av fullmakt i kombination med sidan 2 från en annan. Varje fullmaktsblankett från Fullmaktskollen har en kod som måste stämma överens för att fullmakten ska accepteras av skanningtjänsten.

Informationsfullmakt för privatperson – blankettkoder för sida 1 och 2

Infoga bild

Förmedlingsfullmakt för privatperson – blankettkoder för sida 1 och 2

Infoga bild

Organisation

Informationsfullmakt för organisation – blankettkoder för sida 1 och 2

Infoga bild

Förmedlingsfullmakt för organisation – blankettkoder

Infoga bild

I detta steg fyller du i företagsnamn och organisationsnummer för fullmaktshavaren, som har rätt att inhämta information beträffande kundens försäkringsskydd.

Det är viktigt att du fyller i blankettens datumfält och inte kopierar in datum eftersom hakarna i fältet styr avläsningen i skanningen.

Kontrollera att det är ett korrekt och giltigt datum. Datumet ska anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.

Den här informationen visas i den information som skickas till de försäkringsbolag som tar emot fullmakten.

När man fyller i förmedlarkoder är det viktigt att man använder sig av de ”separatorer” som ligger i fältet – annars kan inte skanningtjänsten läsa in förmedlarkoderna.

Här fyller du i förmedlarkoder för de bolag som du vill att fullmakten ska skickas till. Om du saknar ett bolag så kan du, efter att pappersfullmakten skannats in via Fullmaktskollens tjänst, gå in på www.fullmaktskollen.se och välja att skicka om fullmakten för att kunna addera ytterligare mottagande bolag till fullmakten.

Denna information kan även utelämnas men det innebär att fullmakten inte kommer att skickas till någon mottagare eftersom det är de fält som är ifyllda som styr vilka mottagarna av fullmakten är. När fullmakten är scannad, inskickad och lagrad på Fullmaktskollen kan du logga in i tjänsten och skicka om fullmakten till de bolag du saknar på blanketten.

När du fyllt i pappersfullmakten enligt denna användarhandledning så skannas sida 1 och 2 och läggs i en fil – Accepterade filformat är PDF, TIFF (CCITT Group 4 och bitonal, 200 eller 300 DPI) eller PNG.

Namnet på bilagan får inte innehålla bokstäverna å, ä, ö eller specialtecken (apostrofer, blanksteg etc).

Sedan skickas fullmakten som bilaga i ett e-postmeddelande 

En bilaga får endast innehålla 1 fullmakt.

Meddelanden eller konversationer i e-postmeddelandet kommer inte läsas eller hanteras.

Du skickar sedan den skapade filen som en e-postbilaga, i PDF-format, till fullmaktskollen@tps.banctec.se

Fullmaktshavaren har alltid ansvar för att lagra originalet.

När den inskannade fullmakten har tolkats och registrerats i Fullmaktskollens system så skickar vi ett mail till Fullmaktsgivaren om att en fullmakt har lagrats på Fullmaktskollen.

Här kan du se hur exempel på hur mail som skickas från Fullmaktskollen ser ut

När fullmakten är lagrad i Fullmaktskollens system hanteras den därefter som vilken annan Fullmaktskollen-fullmakt som helst. Det innebär att du i efterhand kan ändra information om kontaktpersoner, koder och vilka bolag fullmakten ska skickas till direkt i tjänsten eller från ditt eget system med koppling till Fullmaktskollen.

Den kund som ursprungligen skrev på fullmakten för hand kan senare logga in på www.fullmaktskollen.se och ändra eller avsluta fullmakten med BankID, även om ursprunget var en fysisk blankett.

Hur gör jag med personer som saknar svenskt personnummer?

Fullmaktskollen kan i dagsläget inte hantera personer som saknar svenskt personnummer. Vid behov av att hantera fullmakter med samordningsnummer kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning.

Fungerar samordningsnummer?

Nej, Fullmaktskollen saknar stöd för samordningsnummer. Vid behov av att hantera fullmakter med samordningsnummer kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning.

Försäkringsbolaget som jag vill skicka fullmakten till saknas på blanketten?

När fullmakten är scannad, inskickad och lagrad på Fullmaktskollen kan du logga in i tjänsten och skicka om fullmakten till de bolag du saknar på blanketten.

Hur kontrollerar ni att de som skriver under fullmakten är firmatecknare?

Fullmaktskollen gör ingen kontroll av firmatecknare, det är ditt ansvar att säkerställa att rätt personer skriver under en pappersblankett och de som undertecknar intygar vid underskriften att de har behörighet att företräda fullmaktsgivaren. Den som utger sig för att vara behörig att företräda fullmaktsgivaren kan också vara det med stöd av en ställningsfullmakt.

Hur gör jag om firmatecknaren saknar svenskt personnummer?

Då måste företaget ge en person som har svenskt personnummer behörighet att underteckna för fullmaktsgivarens räkning.

Kan jag skapa fullmakter som bara gäller vissa anställda på pappersblankett?

Nej, fullmakter som ska gälla för vissa anställda eller undanta anställda kan bara skapas digitalt. Anledningen är att det finns logik i Fullmaktskollens system som håller reda på vilka anställda som är undantagna eller tillagda på arbetsgivare så att “krockar” mellan fullmakter inte uppstår.