Användarhandledning Fullmaktsgivare

Fullmaktsgivaren loggar in i tjänsten med Mobilt BankID eller BankID. Inloggning i tjänsten kan göras som privatperson eller som användare för en organisation. För att underlätta visas hur många fullmakter som finns att skriva under, både för den som loggar in som privatperson samt för den som loggar in som företrädare för en organisation.

Om personen finns upplagd som en användare (företrädare, huvudadministratör eller administratör) för en organisation (företag, firma, förening, etc.) får de välja om det är deras privata fullmakter eller organisationens fullmakter som ska hanteras. Bilden nedan kommer automatiskt upp om personen är användare för en organisation och där gör de ett val att logga in endera som privatperson eller som användare för en organisation. De kan välja vilken organisation de vill logga in som i listan under Arbetsgivare.
Längst till höger, med röd text, visas det totala antalet fullmakter som finns att signera per organisation. Om de är företrädare för en eller flera organisationer så visas även antalet fullmakter som finns att signera för varje organisation i listan.

I de fall personen inte tidigare använt tjänsten, eller är ny användare för en organisation, visas bilden nedan efter inloggning för att de ska ta del av och godkänna tjänstens användarvillkor. Skulle användarvillkoren uppdateras vid senare tillfälle så kommer de presenteras de nya villkoren och få godkänna dessa vid första påföljande inloggning.

Som organisationsanvändare får de även möjligheten att godkänna användarvillkoret för samtliga organisationer som de har fått behörighet till.

Om en person är angiven som företrädare för en organisation behöver de också bekräfta att de är företrädare för organisationen. Det är fullmaktshavaren som anger en person som företrädare i samband med att de lägger in en ny fullmakt för organisationen på fullmaktskollen.se. En bekräftelse sker som ett sista steg innan de kan börja hanteringen av organisationens fullmakter. Det ges även möjligheten att samtidigt bekräfta rollen som företrädare för flera organisationer samtidigt. Följande bild visas för att de ska intyga behörighet som företrädare.

När de har loggat in och godkänt villkor etc. så visas en listsida med deras eller organisationens fullmakter. Överst på sidan visas meddelanden om vad de som fullmaktsgivaren behöver uppmärksammas på, t ex att en ny fullmakt kommit in som behöver godkännas eller att en fullmakts giltighetstid håller på att gå ut.
Listan med fullmakter fylls på med nya fullmakter. Alla tidigare godkända fullmakter oberoende av status finns kvar i systemet ca 11 år efter att de har återkallats eller annars har upphört att gälla. Det är fullmaktshavaren, det vill säga den pensionsrådgivare eller försäkringsförmedlare som de varit i kontakt med, som kan lägga in nya fullmakter på fullmaktskollen.se.

Status och färgmarkeringar som kan visas är:

På fullmaktssidan visas information om fullmakten, bl.a. fullmaktshavare (dvs. den pensionsrådgivare eller förmedlare som du gett uppdraget eller fullmakten), giltighetstid, fullmaktens innehåll. Det går också att se händelser kopplade till fullmakten under historik, t ex när den skapades och skrevs under. Se nederst på bilden nedan.

En ny fullmakt kan de välja att godkänna (inom 30 dagar) genom att skriva under den alternativt ta bort fullmakten om de inte vill att den ska bli gällande.
En gällande fullmakt, som godkänts av dem, kan de välja att återkalla.
De kan alltid ändra giltighetstiden för en fullmakt på den här sidan (gäller dock inte en förfallen eller återkallad fullmakt). De får ett meddelande när en tidsbegränsad fullmakt håller på att löpa ut (14 dagar före sluttidpunkt).

När det gäller en organisationsfullmakt kan de i vissa fall även välja vilka personer som fullmakten ska gälla för. En organisationsfullmakt kan gälla för alla anställda i en organisation. Fullmakten kan även gälla alla förutom de personer som särskilt angivits eller bara för vissa angivna personer. Se exempel på bilden nedan

Fullmaktshavaren får automatiskt information om deras åtgärder gällande en fullmakt. Om de av misstag tagit bort eller återkallat en fullmakt som ska gälla så måste de kontakta fullmaktshavaren. Det är bara fullmaktshavaren som kan lägga in fullmakter på fullmaktskollen.se.

I tjänsten hanteras två typer av fullmakter: informationsfullmakter och förmedlingsfullmakter. En närmare beskrivning av de olika fullmakterna går att hitta under ”Ordlista” och ”Frågor och svar” på informationssidorna. Inom försäkringsbranschen har man kommit överens om att det endast går att ha en förmedlingsfullmakt åt gången för det område som fullmakten avser. Om det redan finns en gällande förmedlingsfullmakt så måste den gamla fullmakten återkallas innan de kan skriva under en ny förmedlingsfullmakt.
För förmedlingsfullmakter för organisationer görs kontroll att inte det finns två förmedlingsfullmakter som omfattar samma anställd.

När man som företrädare för en organisation ska skriva under en fullmakt, så kommer systemet att erbjuda dem möjligheten att skriva under flera fullmakter samtidigt i de fall detta är aktuellt. För att kunna skriva under flera fullmakter samtidigt måste fullmakterna avse samma fullmaktshavare, vara av samma typ och ha samma giltighetstid samt att omfattningen på fullmakterna ska vara att de avser alla anställda. När de har möjligheten att signera flera fullmakter kommer systemet att ställa en fråga för vilka organisationer de vill skriva på för.

De kommer endast att skriva under fullmakterna som de väljer att kryssa för. Fullmakterna som de väljer att inte kryssa för kan de vid ett senare tillfälle skriva under genom att gå till den fullmakten.

Det är viktigt att se till att e-postadress och mobiltelefonnummer stämmer, så att de inte riskerar att missa meddelanden som tjänsten skickar, exempelvis när en ny fullmakt inkommit eller när en fullmakt håller på att gå ut. Kom ihåg att uppdatera uppgifterna vid förändringar. Glöm inte att spara ändringarna. Genom att ange e-postadress och/eller mobiltelefonnummer så anger de hur du vill mottaga meddelanden från Fullmaktskollen.
Om de inte längre vill använda tjänsterna på fullmaktskollen.se så är det även här de kan avsluta sitt konto (efter att först ha återkallat alla gällande fullmakter).

Längst ner på sidan Mina inställningar (ovan) finns även en möjlighet att göra ett registerutdrag på alla deras uppgifter och fullmakter i tjänsten. Klicka på knappen Hämta registerutdrag så skapas utdraget i ett arkiv- och utskriftsvänligt PDF-dokument.

Om en fullmakt registreras av en fullmaktshavare med annat mobiltelefonnummer och/eller annan e-postadress än den angivna i ”Mina inställningar” kommer systemet att påpeka detta genom en fråga. De får då ta ställning till vilka uppgifter som skall gälla.

För användare som har tilldelats behörighet ”företrädare” eller ”huvudadministratör” för en organisation finns möjlighet att lägga till nya användare eller ta bort och redigera inställningar för andra användare inom samma organisation. Om en användare läggs till för en organisation skickas ett meddelande om detta till övriga användare hos organisationen.

Är man inloggad för en organisation och är användare för flera organisationer finns det en möjlighet att växla mellan dessa olika organisationer genom att använda rullisten i sidhuvudet, utan att behöva logga ut och logga in igen. Om man vill hantera sina privata fullmakter behöver man däremot logga ut och logga in igen och välja alternativet för privatperson i vyn som visas när man loggat in (se avsnitt Inloggning).
I rullisten visas det även antalet fullmakter för varje organisation som finns tillgängliga för signering.