Användarhandledning BKP

Tjänsten fullmaktskollen.se är en digital tjänst för att hantera fullmakter på pensions- och livförsäkringsområdet. Genom inloggning med e-legitimation ges fullmaktsgivare (privatpersoner eller företrädare för en organisation/företag) en överblick över de fullmakter som hanteras inom tjänsten. Fullmaktsgivaren har även möjlighet att skriva under, återkalla eller ändra löptid på fullmakter i tjänsten.

Det är endast de till tjänsten anslutna fullmaktshavarna som kan lägga upp nya fullmakter eller registrera redan underskrivna fullmakter i tjänsten. Anslutning av fullmaktshavare sker genom avtal med Fullmaktskollen i Sverige AB som driver tjänsten fullmaktskollen.se

De behörighetskontrollerande parterna (BKP), främst försäkringsbolagen, kan efter anslutning till tjänsten via avtal, kontrollera att det finns en gällande fullmakt.

För anslutna fullmaktshavare och BKP (anslutna aktörer) ger Fullmaktskollen möjlighet till en effektiv hantering av fullmakter genom att aktörerna kopplar egna system via ett API mot Fullmaktskollen alternativt att man använder sig av det webbgränssnitt som Fullmaktskollen tillhandahåller.

Fullmaktskollen är ett samarbete mellan försäkringsbolagen, försäkringsförmedlare och Pensionsmyndigheten.

Tjänsten är främst utformad för de fullmaktsgivare som besöker tjänsten. Till tjänsten hör ett antal informationssidor som också kan vara till nytta för de anslutna aktörer som använder sig av Fullmaktskollen. Det finns följande informationssidor:

Avtal (finns på två ställen), Användarvillkor, Cookies och Personuppgifter nås via navigering längst ner på sidan och kräver inte inloggning. Sidorna ger läsaren möjlighet att själv söka information om Fullmaktskollen och den tjänst som erbjuds. Det går också att hitta förklaringar på ord som används i tjänsten.

Som ansluten aktör kan du komma i kontakt med Fullmaktskollen på flera olika sätt.

På Fullmaktskollens partnersida (inloggning med BankID) så presenteras information som är riktad till fullmaktshavare och BKP, exempelvis:

För aktörer som är ansluta via API till Fullmaktskollen så har kontaktuppgifter och användaruppgifter till en kundtjänst som kan svara på tekniska frågor överlämnats i samband med att avtal skrivs med Fullmaktskollen. Om en aktör använder sig av en ”anslutningsaktör” (dvs en underleverantör som i vissa fall hanterar anslutningen för flera aktörer) kan uppgifterna ha lämnats till denna.

För fullmaktshavare som enbart använder sig av webbgränssnittet går det bra att kontakta vår ordinarie kundtjänst. Om du vill komma i kontakt med kundtjänsten finns det två vägar att gå. Du kan skicka e-post genom att gå in på sidan ”Kontakt” (se nedan) eller kontakta kundtjänst per telefon 0771-80 88 00.

Kontakta Fullmaktskollen här

För frågor som rör exempelvis anslutning, avtal och fakturering går det bra att kontakta Fullmaktskollens kansli direkt. Det gör du genom att:

Inloggning till Fullmaktskollens görs från Fullmaktskollens startsida. Inloggning görs med BankID.

För att logga in i Fullmaktskollen så klickar man på Logga in-knappen på startsidan:

Om du finns upplagd som en användare för flera organisationer/olika typer av aktörer får du i samband med inloggningen ange vilken organisation du gör inloggningen för. Detta görs i listan som presenteras för respektive aktörstyp.

Väl inloggad i tjänsten visas en huvudmeny med länkar till de funktioner som är tillgängliga för respektive aktör.

Notera! Beroende på användarens behörighet så kan olika många av menyvalen vara tillgängliga.

Fullmaktskollen använder sig av en funktion som kallas portvaktsfråga / kundfråga. Syftet med denna funktion är flera:

I listan under menyvalet ”Hantera kundfrågor och prenumerationer” visas portvaktsfrågor som skickats till BKP:erna från fullmaktshavarna för att kontrollera om ett kundförhållande finns med den aktuella fullmaktsgivaren. BKP:er kan även se fullmakter, skicka om fullmakter via API och uppdatera prenumerationsstatus på individuella fullmaketer i denna vy.

För att söka fram kundfrågor måste personnummer eller organisationsnummer, och/eller ett tidsintervall för när kundfrågan skickades anges. Kryssrutan ”Göm besvarade kundfrågor” begränsar sökresultatet till endast obesvarade frågor.

Som BKP kan du svara på en portvaktsfråga genom att välja ”Ja” eller ”Nej” för en rad direkt i listan. Både ”Ja”- och ”Nej”-alternativen kan sparas genom att klicka på ”Spara ändring”-knappen, men ”Ja”-alternativet också ger möjligheten att skicka fullmakten via API till BKP:n genom att klicka på ”Spara ändring och skicka fullmakter/erna via API”. Efter att frågan besvarats kan svaret ändras från ”Nej” till ”Ja”, men inte från ”Ja” till ”Nej”.

Om knappen ”Spara ändring och skicka fullmakter/erna via API” klickats måste BKP:n bekräfta utskicket i följande ruta.

En portvaktsfråga som är obesvarad eller har besvarats med ett ”Nej” visar inte fullmaktshavare eller fullmaktsgivare, och BKP:n kan inte komma åt fullmakten.

En portvaktsfråga som besvarats med ett ”Ja” visar all tillgänglig information och har en organge pil längst till höger på raden. Genom att klicka på pilen visas en lista med alla fullmakter som BKP:n har mottagit för fullmaktshavaren och fullmaktsgivaren. Detta innebär att om en BKP mottagit två portvaktsfrågor för samma fullmaktshavare och fullmaktsgivare kommer båda fullmakterna listats under respektive portvaktsfråga.

I listan över fullmakter kan BKP:n komma åt fullmakterna genom att klicka på de orangea pilarna. Dessutom har varje rad i listan knapparna – ”Hämta” och ”Avsluta/Starta prenumeration”. ”Hämta”-knappen skickar om fullmakten via API till BKP:n och ”Avsluta/Starta prenumeration” uppdaterar prenumerationsstatus av notiser för den specifika fullmakten.

I vissa fall finns behov för en BKP att hitta en specifik fullmakt som en kund ställt ut gentemot en viss fullmaktshavare och som man inte tidigare tagit del av.

För att söka efter en viss fullmakt anges namn, personnummer, organisationsnummer eller POA-id. Här visas fullmaktsgivarens samtliga fullmakter oavsett status.

Klicka på önskad rad för att komma till fullmakten. För att skicka fullmakten/fullmakterna via API, klicka på knappen Skicka alla fullmakter via API.

Klicka på knappen Ja för att skicka fullmakterna. Händelseloggen uppdateras.

Det är möjligt för både fullmaktshavare och behörighetskontrollerande parter att ladda ned en csv-fil med information om fullmaktsbeståndet. Filen hämtas genom att klicka på knappen ”Hämta” under menyn ”Hämta fullmaktsbestånd”. Det är även möjligt att filtrera de fullmakter som inkluderas i csv-filen. Som standard är fullmaktshavarens organisationsnummer samt förmedlingskoderna dolda. Nedladdningen inkluderar alltid alla fullmakter, även förfallna och inaktiverade. Kryssa i någon av rutorna under status för att exkludera fullmakter med en viss status.

En BKP kan själv redigera kontaktuppgifter till bolaget, faktureringsuppgifter och kontaktpersoner. Man kan även se inställningarna för systemintegration i denna vy, men inte redigera dessa själv utan behöver kontakta Fullmaktskollen för ändring av dessa. Du kan även se status för systemintegration, vilket anger om det är några meddelanden fast i kön för BKP:n. Om ett meddelande är fast, så anges mer data i form av när BKP:n senast svarade, senaste försöket att skicka anropet, tekniskt felmeddelande, vilket typ av request det gäller, samt POAId, dvs ID:t på fullmakten.

Dessa uppgifter är de som användarna ser. Följande fält fylls i med era uppgifter; Adress 1, Adress 2, Postnummer, Ort, E-postadress, Hemsida samt Telefonnummer.

Här anges den adress samt den fakturareferens som ska användas då Fullmaktskollen skickar ut fakturor.

Man kan ange upp till sex kontaktpersoner där en av dem måste ges rollen Webbtjänstansvarig för ej anslutna BKP:er. För anslutna BKP:er är även Kontaktuppgifter för driftinformation och Kontaktuppgifter för servicedesk obligatoriska att fylla i (övriga tillgängliga roller är Kontaktperson IT, Kontaktperson Fakturering men man kan även välja Ej Angiven Roll). Den som sätts till Webbtjänstansvarig blir BKP:ns primära kontaktperson i kontakten med Fullmaktskollen. Kontaktuppgifter för driftinformation är de uppgifter som kommer att användas för kontakt vid release av en ny version av Fullmaktskollen, eller vid eventuella störningar i systemet. Kontaktuppgifter för servicedesk är de uppgifter som används om aktören i fråga vill lägga upp ett ärende hos Service Desk, dvs om t.ex. en buggrapport. Kontaktpersonens ansvarsområden framgår av vid var tid gällande arbetsbeskrivning som finns här